- هر محقق صاحب ایده جهت بررسی امكان همكاری با پژوهشكده می تواند با مدارك اولیه به مدیریت پژوهشی پژوهشكده مراجعه كند. این مدارك شامل فرم شماره 1، رزومه ی تحقیقاتی صاحب ایده و جستجوهای مربوط به ایده می باشد. صاحب ایده می تواند شرایط كلی همكاری و تعهدات احتمالی طرفین را از مدیریت پرسش نماید. در صورت تایید اولیه توسط مدیریت صاحب ایده جهت تحویل مدارك و ثبت ایده جهت طرح در شورای پژوهشی به دبیرخانه پژوهشی ارجاع می شود.
- شورای پژوهشی با بررسی موارد زیر به ارزیابی ایده خواهد پرداخت.
1-2- تطابق ایده با اولویتهای پژوهشكده
2-2- مقرون به صرفه بودن ایده
3-2- قابلیت اجرایی ایده
4-2- رعایت معیارهای اخلاقی
- در صورت پذیرش ایده در شورا، مدیریت پژوهشی با توجه به سوابق و محور تحقیقاتی پژوهشگران پژوهشكده، افرادی را بعنوان همكار طرح به صاحب ایده معرفی می كند. صاحب ایده لازم است كه حداقل یك نفر از این افراد را بعنوان مجری همكار بپذیرد.
- بدنبال آن صاحب ایده با كمك مجری همكار به تكمیل فرم پروپوزال و فرم شماره 2 یا فرم شماره 3 می پردازد.
- صاحب ایده فرمهای ذكر شده را به دبیرخانه پژوهشی تحویل داده و در صورت صحت مدارك یك شماره طرح را دریافت می كند. این شماره ملاك ارتباطات بعدی و انجام كلیه مراحل اجرایی تا انتهای مطالعه خواهد بود.
- طرح به شورای پژوهشی رفته و در صورت تصویب جهت طی مراحل اداری به دبیرخانه برمی گردد.
- دبیرخانه پژوهشی بعد از تهیه قراردادی به صاحب ایده جهت امضای قرارداد اطلاع می دهد. در این قراداد حقوق مادی و معنوی همكاران طرح مشخص خواهد گردید. تعهدات طرفین در این قرارداد بطور مشخص درج می گردد.
- بعد از امضای قرارداد طرح شروع می گردد. در مدت اجرا علاوه بر گزارش های پیشرفت مجری پژوهشكده از طریق ارزشیابی های متعدد و مونیتورینگ و كنترلهای مختلف به ارزیابی وضعیت اجرایی طرح می پردازد.